Produktív fogászati rendelő: Így lehetsz hatékony - 2. rész

Így tedd produktívabbá fogászati rendelődet – II. rész

1. Használjátok ki az automata számlázási lehetőségeket

Ha még nem tettétek meg eddig, érdemes elgondolkodnotok azon, hogy átálljatok az automatikus számlázásra. A kézi, papíralapú számlázás időigényes, és rengeteg benne az emberi hibalehetőség. Az automatikus számlázással időt spórolhat meg csapatod, és rugalmasabb fizetési opciókat is kínálhattok a pácienseknek.
A papíralapú számlázási rendszerek egyik legnagyobb hátránya, hogy akár napokba, vagy hetekbe is beletelhet, hogy megérkezzenek a kifizetett összegek. Egyre több biztosító hagyja maga mögött a papíralapú számlákat, aminek köszönhetően a papíron kiadott biztosítási igények rendezése is tovább tart, mint az elektronikusoké. Az elektronikus, automatikus rendszerek sokkal gyorsabb és biztonságosabb ügyintézést biztosítanak.

Nagyon fontos, hogy rendelőd egy jóra értékelt, megbízható számlázó rendszert használjon. Szánj rá némi időt, hogy megismerkedj az alternatívákkal, és kiválaszd közülük a legjobbat. Élj a próbaidőszakos lehetőségekkel, és vedd fel a kapcsolatot a biztosítókkal is, hiszen előfordulhat, hogy vannak bizonyos preferenciáik ilyen téren, amiknek meg kell felelned.
Az automatizálás megkönnyítheti egy praxis dolgát, ha az kellő erőforrást fektet bele. Rengeteg pénzt spórolhatsz azzal, hogy munkatársaid nem a papíralapú igénylések elkészítésével foglalkoznak, ráadásul a postaköltségekkel sem kell foglalkoznod, ha minden elektronikusan történik.
Az automatikus biztosítási igénylések elkészítésekor rögtön ki lehet szúrni a problémákat, és ha valamit mégis hibásan küld ki rendelőd egy biztosítónak, akkor sokkal gyorsabban kapsz majd visszajelzést a problémáról, mintha postán zajlana a kommunikáció.

Egy jó automatizált rendszer feleannyi emberi erőforrást igényel, mint a hagyományos, papíralapú berendezkedés. Érdemes minden munkatársadat továbbképezni a számlázási rendszer kezelésére, hogy bárki el tudja készíteni ezeket a dokumentumokat, és ennyivel is gördülékenyebben folyjon a munka rendelődben.

2. Rendezzétek át az irodát a maximális hatékonyságért

Egy fogászati rendelő és iroda kialakítása nem csak esztétikus, hanem praktikus is kell legyen. A különböző munkaállomásokat úgy kell elhelyezni egymáshoz képest, hogy sorrendjük igazodjon az általános folyamatéhoz. Egy új fogászati rendelő megnyitásakor ez nem feltétlenül egyszerű feladat, hiszen nem mindig lehet előre vizualizálni, hogy pontosan hogyan és hol zajlanak majd a munkafolyamatok. A produktivitás érdekében azonban mindenképpen megéri időt szánni erre.

Egy nyitott, vendégszerető váró kialakításával a betérő páciensek tudni fogják, hogy jó helyen járnak, és magabiztosan lépnek majd oda a recepciós pulthoz. A váróteremnek elég tágasnak kell lennie, hogy kényelmesen fogadni tudja az összes várakozó pácienst. Ha folyamatosan megtelik, akkor könnyen lehet, hogy rendelőd túlságosan sok időpontot választ egyszerre.

Az irodatér tervezése során biztosítsd, hogy legyen elegendő helye minden fogorvosnak, hogy privát körülmények között dolgozhasson, illetve ellenőrizhesse a páciensek dokumentumait. Csapatod többi tagjának is kellő helyre van szüksége a munkavégzéshez, és a munkaterekhez mindenki hozzá kell, hogy férhessen. Egy igazán hatékony, produktív fogászati rendelő kialakításához meglehet, hogy át kell alakítani az épület alaprajzát, és falakat kell eltávolítani, vagy áthelyezni máshová. Ez persze extra költségekkel jár majd, de hosszútávon inkább befektetésekként kell tekinteni ezekre. Kérj tanácsot egy építésztől, hogy kiderítsd, megfelelő-e a munkaterek elosztása praxisod hatékony működéséhez.

Egy hatékonyan, a produktivitás jegyében megtervezett fogorvosi rendelő segít időt és pénzt megtakarítani praxisod számára. Beszélgess el csapatod tagjaival, hogy kiderítsd, hogyan használják a rendelkezésükre álló helyet. Ha lehetőséged adódik az ő igényeik szerint ki- vagy átalakítanod rendelődet, akkor sokkal hatékonyabban végezhetik majd a munkájukat.

3. Fektessetek be hatékonyabb világításba

Amikor irodád praktikus kialakítását tervezed, a világításról sem szabad megfeledkezned. A fogorvosoknak világos munkakörnyezetre van szüksége, hogy precízen végezhessék aprólékos beavatkozásaikat. A modern fogászati rendelőkbe számos lámpatípus közül lehet választani, ezért erre a döntésre is fontos kellő időt szánni.

A megfelelően felszerelt LED lámpák lehetővé teszik, hogy a páciens szája minden oldalról megfelelő mennyiségű fényt kapjon, így nem kell mindig arrébb mozgatni a fényforrásokat. Ez szintén hozzájárul a produktívabb, hatékonyabb munkavégzéshez. A páciensek sem szeretik, ha a fogorvos a lámpával bajlódik, miközben ők aggódva várják, hogy megkezdődjön a beavatkozás. A megfelelő világítás jobb munkakörülményeket, és pozitívabb páciensélményt teremt egy fogászati rendelőben.

Ne feledkezz meg a recepció és az irodák világításáról sem. Ha csak lehetséges, használj minél több természetes fényt, vagy az azt utánzó lámpákat a váróteremben. A természetes fény költséghatékonyabb, barátságosabb hangulatot teremt, és segít megnyugtatni az aggódó, várakozó pácienseket.

4. Használjatok digitális beosztási rendszereket

Ahhoz, hogy egy fogászati rendelő sikeresen működhessen, a beosztások is hatékonyan kell, hogy elkészüljenek. Ha még mindig papíron vezeted munkatársaid munkanapjait, akkor ez is egy olyan terület, ahol érdemes átállni a digitális megoldásokra. Egy digitális rendszer segít nyomon követni az esetleges változásokat, illetve mindenki számára átláthatóvá teszi, hogy ki mikor dolgozik, hol lesznek üresedések, és így tovább. Egyes alkalmazottkezelő-rendszerek a béreket és egyéb költségeket is segítenek számontartani.
Az alkalmazottak saját fiókjaikon keresztül érhetik el ezeket a felületeket, és igényelhetnek szabadságot, jelenthetnek be betegszabadságokat, és láthatják persze, hogy mikorra lettek beosztva. Ez segít, hogy mindenki mindig a legfrissebb információkat láthassa, és elkerülhetők legyenek az esetleges ütközések és létszámhiányok.
Ezek az eszközök nem csak azoknak segítenek időt spórolni, aki a beosztásokat készíti, hanem némi önállóságot is biztosít a csapattagok számára, így nem kell mindent egy második személyen keresztül bejegyezniük.

Az alábbiak bevezetésével tovább növelheted a csapat morálját:

• Végezz elégedettségi felméréseket csapattagjaid köreiben
• Azonnal oldd meg a rendelőben felmerülő problémákat
• Vezess be változtatásokat amikor szükség van rájuk
• Ne feledd, hogy az alkalmazottak boldogsága és hozzáállása közvetlenül befolyásolja egy fogászati rendelő hatékonyságát és sikereit

5. Tartsátok szemmel a készleteket

A készletkezelés nem olyasmi, amire az ember a produktivitás kapcsán gondolna egy fogászati rendelőben. Pedig a készletek számon tartása sokat segíthet a páciensek beütemezésében, a munkatársak hatékonyságában és a jövedelmező munkavégzésben.

Először is készíts egy készlet-kézikönyvet munkatársaid számára. Ebben a dokumentumban szerepelnie kell a szükséges fogyócikkeknek, a preferált beszállítóknak és a rendelési protokollnak is. Mindemellett iktasd be feladatlistádba a készlet rendszeres ellenőrzését, és rögtön jegyezd fel a fogyó vagy hiányzó dolgokat.

6. Csökkentsd a meg nem jelenő páciensek számát egy ütemtervező és visszahívó rendszerrel

Számos praxis javíthatna rengeteget a páciensek beütemezésén és visszahívásán. A recepciós munkatársak rendszeresen fel kell keressék a pácienseket, hogy időpontokat jegyeztessenek velük vizsgálatokra és hogy ezzel is javítsák a páciensélményt.

Egy ütemező platform rengeteget segíthet munkatársaidnak a foglalt időpontok és páciensek nyomon követésében, illetve utánkövetésükben, ha szükséges. A legjobb szoftveres megoldások automatikus email vagy sms emlékeztetőket is küldenek a pácienseknek időpontjaikról.

Érdemes egy rendszert kialakítani a visszahívásokra is. Ha például egy lehetséges páciens ellátogat a rendelőbe egy konzultációra, és kap egy árajánlatot, akkor nem biztos, hogy rögtön meghozza majd döntését. Ezért fontos, hogy utánkövessétek ezeket az érdeklődőket, és emlékeztessétek őket egy időpont lefoglalására.